Už od roku 2009, kdy byly spuštěny datové schránky, jsou úřady nuceny se vyrovnávat se stále rostoucími požadavky na přijímání, zpracování, archivaci i následnou skartaci těchto dokumentů.
V dnešní době už existuje velké množství softwarových aplikací, které své uživatele provedou celým životním cyklem dokumentu. Většinou se tak děje s pomocí elektronické podatelny, která tyto procesy řídí.
Formát dokumentů je důležitý
Chodí vám dokumenty v mnoha různých formátech? Je potřeba si uvědomit, že mnoho formátů se na různých počítačích může zobrazovat jinak. Nebo se třeba může neúmyslně nějakým způsobem poškodit.
Je proto velmi vhodné uchovávat všechny dokumenty ve formátu PDF (Portable document format). Ten totiž není závislý na softwaru ani hardwaru počítače a zobrazuje se vždy naprosto stejně.
V dnešní době už existují programy či jejich doplňky, které vám správný formát pohlídají.
Ve chvíli, kdy dokument přijde do podatelny v jiném formátu, systém sám vyšle požadavek na jeho změnu, převede soubor po požadovaného PDF formátu a pokud si přejete, rovnou jej opatří i elektronickým podpisem. Výrazně tak ubyde práce referentům, kteří jsou nuceni tuto činnost často dělat sami ručně.
Vyřizování spisu, archivace
Nejvíce úkonů musí vyřizující referent realizovat při vyřízení spisu. Kromě úplnosti spisu musí určit skartační režim, formu jednotlivých dokumentů, zkontrolovat formáty popř. zajistit změnu datového formátu a doplnit chybějící metadata.
Úplně bez zásahu člověka současné programy ještě pracovat neumí. Je ale možné si práci výrazně usnadnit, pokud máte potřebný software. Je například možné využít automatické opravy chyb. Pak už stačí jen vybrat správné možnosti pro další zpracování a je to.
Správný software také po celou dobu dokáže pohlídat autenticitu elektronického dokumentu i správu potřebných metadat. S jeho pomocí pak můžete dokument rovněž velmi snadno uložit do archivu nebo připravit skartační řízení.
Změna je obávaná, ale pomůže
Mnoho lidí se změnám brání. Jsou zvyklí na zaběhnuté procesy, někde stále ještě využívají papírové evidence. Všechno je v pořádku, tak proč to měnit, že?
Odpověď je velice jednoduchá. Všichni jsme jenom lidi a možnost, že uděláme chybu nebo na něco zapomeneme, je tu vždycky.
Správný software vám pomůže snížit možnost chyby na minimum, protože máte kontrolu navíc a taky šetří čas. Obojí nám může výrazně pomoci.
Zajímají vás elektronické dokumenty?
ICT unie vydala zajímavý dokument s názvem Důvěryhodný digitální dokument (soubor PDF, 796 kB), který se této problematice velmi podrobně věnuje.
Zdroj:
