S kým to jednáme, když potřebujeme něco firmě Novák a syn? S kým to mluvil před týdnem starosta? Dával mi kontakt.
Na tyto otázky si občas odpovídáte a říkáte si, že je třeba s tím něco dělat? Ale jakmile ten kontakt dohledáte, už to zase není nijak akutní problém?
Nejde o evidenci osobních údajů
Aha, zřetelně vidím, že právníci mezi Vámi se právě naježili a chystají se připomenout, že úřad vykonává statní správu a že je nemyslitelné sdružovat kontakty o osobách, se kterými bylo něco projednáváno, do jedné evidence.
Nebojte se milí právníci, to jsme Vám rozhodně doporučit nehodlali.
Jde o kontakty na firmy a jejich zaměstnance (kontaktní osoby), se kterými se jedná, potřebuje-li úřad něco zařídit. Třeba sehnat orientační nabídku, aby mohla být podrobně vypracována zadávací dokumentace k nějaké zakázce. Jde o kontakty na osoby, které Váš úřad sami navštěvují, a vy jste jim slíbili, že až čas nastane, tak jim dáte vědět, či budou v rámci zakázky obesláni.
Zdánlivé řešení
„No tak tenhle problém přece snadno vyřeším. Na internetu si kontakt najdu vždy. Nebo si koupíme elektronický telefonní seznam a hotovo.“ Skutečně to pomůže?
Centrální evidence kontaktů se totiž liší od dříve popsané evidence smluv nebo evidence úkolů. U evidence smluv a úkolů jde hlavně o to rychle a efektivně nalézt, co potřebuji, a aby se na nic nezapomnělo!
Cílem je efektivita vyhledávání a hlavně důraz na nalezení.
U kontaktů je pravda, že si jej vždy dokážu opět nalézt, i když jsem jej ztratil. Ale i v tomto případě jde o efektivitu. Ne o efektivitu vyhledávání, ale o efektivitu pořizování.
Centrální evidence kontaktů zabezpečí, že stejný kontakt se neeviduje samostatně na více odborech a útvarech (vedení). Není to trochu málo? Není.
Máte pravdu v tom, že v současné podobě práce úřadů není přínos na první pohled patrný. Jenže podívejte se na to jinak. Podívejte se na to tak, že jste už uspěli a že se Vám podařilo snížit nadměrnou zátěž zbytečných telefonátů a návštěv po celé budově úřadu.
Front office Vám již funguje
Ano, už máte zaveden Front office a Back office. A zavedli jste jej tak úspěšně, protože Vám filtruje i návštěvy chtěné – zdroj kontaktů. Co s tím? Nezavádět Front office? Ale vůbec ne. Tady právě nejvíc pomůže centrální evidence kontaktů.
Proškolení zaměstnanci Front office úspěšně filtrují požadavky a všechny užitečné kontakty zaznamenávají. A pracovníci Back office a vedení úřadu k nim mají přístup.
Jistě není jednoduché Front office úspěšně vybudovat. Ale začít se dá hned. Právě evidencí kontaktů.
Je to přípravný krok, se kterým můžete začít třeba již zítra. Sám o sobě není nijak náročný, občas jej oceníte i v jiných souvislostech popsaných na začátku článku.
Ale hlavně – je to viditelný signál, kterým směrem se chcete ubírat a že jste již vykročili. Kromě toho je vždy jednodušší dělat věci postupně (jde-li to), než zavádět několik opatření současně.
Zvýšení přínosů
Přesto máte pocit, že důvodů, proč nic nedělat, je více? Pak přidejte k evidenci kontaktů i evidenci jednání. Pokud u každého kontaktu budete mít přehled o jednání s ním, včetně mailových a telefonických hovorů, začne být evidence výrazně přínosnější.
A právě evidence jednání bude námětem příštího dílu našeho seriálu.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán obecně – 2. díl
- Plán podrobně – 3. díl
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Centrální evidence kontaktů – 11. díl (tento díl)
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů 13. díl
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů – 15. díl
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – 18. díl
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
