Lepší je si vždy předem připravit plán a všechny změny zavádět postupně, krok po kroku. Chcete přece dosáhnout modernějšího, profesionálnějšího, efektivnějšího, transparentnějšího a otevřenějšího úřadu, nebo ne?
Co by měl úřad v každé oblasti udělat?
Udělat toho lze hodně, protože i když nyní všechno funguje dobře, vždycky to může být lepší! A to přece všichni chceme – být vnímáni jako nejlepší, svoji práci odvádět profesionálně, s co nejmenší námahou a hlavně za minimum času.
Z naší ukázkové Úvodní studie jsme vybrali pět příkladů, které jsou podle nás pro začátek důležité. Je na nich vidět, že nejsou nijak náročné – ani finančně ani organizačně.
- Odbourat nadbytečné činnosti.
- Sdílet informace mezi všechny zaměstnance, kteří je využijí (respektovat při tom zákon na ochranu osobních údajů).
- Zavést projektové řízení.
- Snažit se o maximální průhlednost veškerých činností úřadů.
- Zavést nástroj na řízení požadavků občanů (v případě většího úřadu doporučujeme i jeho využití pro potřeby zaměstnanců) – HelpDesk.
Proč by měl úřad dělat zrovna tohle?
Něčím začít je třeba. A tohle není nijak náročné. Nemusíte hned pořizovat drahý a zbytečně složitý informační systém, jehož zavádění spolkne spousty času i peněz nebo kupovat drahé a rozsáhlé studie či analýzy (pokud opravdu nemáte pocit, že je nutně potřebujete).
Můžete si pouze stanovit plán pro nejdůležitější změny, inspirovat se našimi výše uvedenými příklady, nebo využít toho, že jsme pro Vás takový plán (ukázková Úvodní studie) už připravili.
Jak přesně by to měl udělat?
Odbourávat nadbytečné činnosti lze už od maličkostí. Nepřebíhat od jedné činnosti ke druhé. Při vyřizování rozhodnutí se nenechat vyrušovat odpovídáním třeba na maily. Postupujte důsledně.
Právě v řízení změn pomůže zavedení projektového řízení. Bude tak snazší správně nastavit sdílení informací, naplno využívat váš stávající informační systém nebo se rozhodnout pro implementaci nového, který Vám skutečně pomůže.
Přesný popis všech činností bez nadbytečných aktivit pomůže i k větší průhlednosti a otevřenosti vůči veřejnosti. Navíc požadavky veřejnosti evidované v HelpDesku a přidělované k vyřízení způsobem, kdy veřejnost vidí, jak řešení postupuje, je tím nejlepším způsobem, jak uspějete.
Co bude výsledkem?
Veřejnost je měřítkem toho, jak se Vám daří. Jen je třeba si uvědomit, že spokojenou veřejnost nepoznáte tak, že vás začne chválit. Poznáte to tak, že se sníží počet emailů, telefonátů, návštěv a stížností.
Výsledkem Vaší snahy bude přehled. Přehled sdílený mezi zaměstnanci i členy vedení a taky přehled občanů.
Pokud Vás zajímá náš pohled na věc, přečtěte si, co si vlastně představujeme pod pojmem Moderní úřad a jak jej chápeme.
Ve čtvrtém díle se podíváme podrobněji na práci Zastupitelstva a Rady, i s ohledem na ochranu osobních a citlivých údajů.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán obecně – 2. díl
- Plán podrobně– 3. díl (tento díl)
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Evidence kontaktů – 11. díl
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů 13. díl
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů – 15. díl
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – 18. díl
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
