Vybírali jsme tentokrát z Bulletinu Gorinfo společnosti Gordic.
Město Kroměříž – schvalování smluv a faktur
Ve městě zjistili, že klasické schvalování faktur a smluv tzv. papírovou formou už nebude to, co chtějí zachovat. Koneckonců, všichni jsme to zažili.
Smlouvy a faktury k podpisu, které se hromadí na stolech, sem tam něco někam zapadne a pak někdo musí běhat a zjišťovat, u koho se to zdrželo, nikdo nemá okamžitý a tolik potřebný neustálý přehled…
Proto do svého informačního systému zařadili elektronické schvalování objednávek a smluv. K tomu připojili také elektronický schvalovací proces, kterým vyřeší pohodlné a rychlé schválení závazků před i po jejich vzniku.
Fungovat to bude tak, že se ke všemu potřebnému připojí naskenovaný originál o osoba odpovědná za schválení pouze dokument opatří elektronickým podpisem.
Město Lanškroun – opravdu dobře využité TC
Tady se nám velmi líbí řešení technologického centra (TC), které je velmi nápomocné všem připojeným obcím i neziskovým organizacím.
V současné době mohou v rámci ní všichni využít hostovanou spisovou službu, Registr obyvatel, Matriku, integraci spisové služby a základních registrů či Úřední desku.
Město pro své obce také pravidelně organizuje metodická i produktová školení. Snaží se o sjednocení metodiky ve spisové službě a připravuje vzorové dokumenty pro obce, typickým příkladem je spisový řád.
Od září 2014 byl také spuštěn nový pilotní projekt, který v rámci spisové služby umožňuje také provést skartační řízení ad dokumenty a spisy evidovanými v elektronické spisové službě.
Petra Marková, odborná referentka v Horním Třešňovci, hodnotí zapojení své obce do projektu pozitivně: „Nové funkčnosti spisové služby, konkrétně Spisovnu, jsme začali využívat ihned po zaškolení a vnímáme je jako přínos pro naši práci s dokumenty.“
V návaznosti na budování krajské digitální spisovny na Pardubickém kraji je logicky dalším zamýšleným krokem Lanškrouna propojení elektronické spisové služby s digitální spisovnou a garantovaným uložištěm.
Město Rýmařov – přestupky, dlužníci, vymáhání, …
Jak zatočit se svými dlužníky vás může inspirovat řešení města Rýmařov.
Pořídili si softwarovou aplikaci, která jim umožní vše snadno evidovat na jednom místě v rámci samostatných deníků v jednotlivých kategoriích. V aplikaci je rovnou vyřešena i ochrana osobních a citlivých údajů tím, že jednotliví referenti mají vždy přístup pouze k jim svěřeným případům.
V aplikaci je možné evidovat všechny potřebné informace i sestavovat různé přehledy a statistiky, či cokoli snadno a rychle dohledat.
S přestupky byl souběžně zpracován i proces vymáhání, který referentům urychluje a zefektivňuje práci. Ať už se jedná o hromadné odesílání platebních výměrů za psy, či generování hromadného předpisného seznamu za odpady. Konečným důsledkem bylo i odstranění spousty opakované ruční práce. Činnosti zabírající dříve několik pracovních dní se nyní vejdou i do jednoho dne.
Máte i Vy zajímavý a užitečný softwarový projekt?
Myslíte si, že i Vám se povedl zajímavý projekt a chcete se o nápad a zkušenosti podělit s ostatními? Určitě se nám ozvěte a doporučte nám jej prosím.
Zdroj:
