Chcete-li být opravdu transparentní, pak pro dobrou aplikaci není problém ani podpora ukládání údajů o jmenovitém hlasování.
Důležitým předpokladem, aby Vám aplikace opravdu pomohla, je příslušná úprava jednacích řádů. Přidat do něj jen jednu větu, že se používá ta a ta aplikace, příliš produktivitu nezvýší.
Na druhou straně je jedno zda zastupitelstvo může úkolovat zaměstnance úřadu přímo nebo prostřednictvím rady nebo případně ještě prostřednictvím tajemníka úřadu.
Pro podporu činnosti zastupitelstva je tedy potřeba mít informační systém, který jednak umí připravit materiály, připravené materiály sdílet mezi členy zastupitelstva, ale také usnadňuje vlastní průběh jednání a vytváření zápisu.
Po skončení jednání jsou schválená usnesení a zápis zveřejňovány a úkoly plněny a evidováno jejich splnění.
Obdobné nároky jsou kladeny i na materiály pro Radu. Součástí bývají i doporučení komisí nebo výborů, odborná stanoviska a připomínky věcně příslušných odborů a názor předkladatele. Informační systém proto musí umět i pracovat s dokumenty vznikajícími v ostatních orgánech města.
Ideální proto je, když obsahuje všechno. Samozřejmě je třeba nezapomenout, že některé podklady obsahují osobní nebo citlivé údaje a je proto třeba s nimi nakládat opatrněji než s jinými. I v tom vám dobrá aplikace může pomoci.
V neposlední řadě je trendem úplná informovanost občanů – tedy i sdělení informace, kdo a jak hlasoval. I toto je tedy nutné, aby aplikace uměla.
Větší obce to řeší zakoupením nebo pronájmem hlasovacího zařízení, ale lze to řešit i levněji, i když pochopitelně tak pohodlné, jako s hlasovacím zařízením to nebude.
Specializovaná aplikace nemusí být nijak drahá. Nemusíte využívat rozsáhlé document management systémy, které ani sami nedokážete bez placených víceprací naprogramovat správně.
Aplikaci si již ani nemusíte kupovat, dá se pronajmout.
Bližší informace naleznete zde: Zastupitelstvo a rada
Součástí lepších aplikací jsou již i moduly pro ostatní orgány města, pro výbory a komise. O nich si něco bližšího řekneme příště.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán obecně – 2. díl
- Plán podrobně – 3. díl
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl (tento díl)
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Evidence kontaktů – 11. díl
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů 13. díl
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů – 15. díl
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – 18. díl
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
