31
S koncem roku 2015 byl schválen a uveden v platnost zákon zabývající se problematikou zveřejňování smluv, zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), a to s účinností od 1. července roku 2016.
Od tohoto data by měl také začít fungovat registr smluv jako informační systém veřejné správy.
Co všechno zákon o registru smluv definuje?
Například to, kdo je správcem registru, kdo (ne)musí zveřejňovat smlouvy, jaké smlouvy se musí zveřejňovat, rámcově stanovuje obsah zveřejňovaných metadat a formu jejich přijetí, určuje platnost/neplatnost smluv, atd.
Podepsaná smlouva nemusí být platná
Zastavme se u posledně zmiňovaného bodu. Nový zákon totiž do smluvních vztahů přináší jeden klíčový prvek, a totiž jejich případnou neplatnost z důvodu nezveřejnění.
I když je smlouva podepsaná všemi smluvními stranami a obsahuje všechny zákonné náležitosti, nemusí být platná. Platnost smlouvy potvrzuje fakt, že byla zveřejněna řádným způsobem v registru smluv. Zákon pamatuje i na výjimečné případy, kde se naopak smlouvy nebo jejich část zveřejnit nesmí.
Z výše uvedených důvodů je zřejmé, že zveřejnění není triviální záležitost a stává se procesem, který již vyžaduje jistou formu řízení a kontroly před vlastní finalizací a konečným zveřejním na portál registru smluv.
- Jak takový proces co nejlépe ošetřit a nezatížit svoje zaměstnance novou pracnou agendou?
- Jak minimalizovat riziko chyb – tedy riziko, že smlouvu zapomenu zveřejnit a ona nevstoupí v platnost?
- Nebo že naopak publikuji osobní data, která měla zůstat neveřejná?
Není třeba příliš zdůrazňovat, že se zde otevírá prostor pro využití softwarových nástrojů, které by pomohly organizacím zveřejňování uřídit.
Z hlediska informačního systému úřadu se jedná především o:
- pokročilé funkce pro sběr, schvalování a fyzické zveřejnění metadat,
- anonymizační nástroj pro redigování dat se schopností jejich 100% vyhledání,
- integrovaná skenovací linka pro hromadné převody dokumentů do digitální formy,
- OCR nástroj pro tvorbu textové vrstvy dokumentů.
Schéma komplexního řešení zveřejňování
Jak to funguje v praxi?
Pojďme si představit, jak to také může fungovat. Činnosti směřující k řádnému zveřejnění dokumentu si rozdělme na tři základní fáze: přípravu, schvalování a zveřejnění.
V průběhu zpracování smluvního případu a zadávání dat do informačního systému se vytváří zdrojová data pro zveřejnění. Součástí zpracování smluvního vtahu je příprava a sumarizace elektronických příloh a elektronických obrazů smluv. Po zkompletování smluvního vztahu vstupujeme do fáze přípravy dat pro zveřejnění.
Její součástí je anonymizace dokumentů, pomocí které se provede vizuální „začernění“ nezveřejňovaného obsahu. Pokud dokument obsahuje i textovou vrstvu, je též inkriminovaný obsah odstraněn.
Zpětná rekonstrukce redigovaných dat není možná. Například v systému GINIS se všechny tyto kroky zaznamenávají do transakčního protokolu, který zabezpečuje dostatečnou autenticitu.
Odstraněním důvěrných informací před jejich zveřejněním jsou splněny legislativní požadavky, které uvádí zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv.
Na základě těchto dat jsou posléze vygenerována metadata ke zveřejnění včetně elektronického obrazu či příloh a uložena v příslušném výstupním formátu včetně elektronického obrazu a případně příloh smluvního vztahu.
Ve druhé fázi probíhá schvalování metadat, která budou dále zveřejněna. Schválení může probíhat buď manuálním způsobem anebo automaticky s využitím řízených schvalovacích procesů – v GINISu pomocí elektronické podpisové knihy.
Přímo z prostředí informačního systému může být již nyní smlouva zveřejněna na úřední desku, na portál veřejné správy nebo do registru smluv na webu úřadu
Pokud jsou dokumenty (včetně metadat) připraveny a schváleny, je možné provést jejich zveřejnění buď manuálním nebo automatickým způsobem online nebo offline způsobem na libovolné místo.
Po provedení fyzického zveřejnění pomocí datové zprávy na registr smluv přijme systém odpověď z registru smluv, ze které získá identifikátor zveřejněného záznamu.
Tento identifikátor se automaticky spáruje se smlouvou, ze které bylo provedeno zveřejnění. Funguje tak jako potvrzení, že všechno proběhlo v pořádku: smlouva je zveřejněna, a tudíž je platná.
David Brychta, Gordic
Zdroj:
